Privacy

Memo werkt samen met verwijzers en organisaties die betrokken zijn bij uw situatie. Doordat Memo laagdrempelig werkt zijn de lijnen kort en wordt voor de behandeling bruikbare informatie zorgvuldig gedeeld met onze medewerkers. Dat kan ook informatie zijn uit eerdere behandelingen. Het delen of opvragen van informatie gebeurt uiteraard alleen met de toestemming van u als betrokken cliënt (of je wettelijk vertegenwoordiger als je onder de 16 bent). Medewerkers bij Memo hebben een geheimhoudingsplicht.

AVG en rechten van betrokkenen over het medisch dossier

Van elke cliënt die bij Memo in behandeling of begeleiding is, wordt een digitaal dossier aangelegd. Dit is een wettelijke plicht voor elke zorgverlener. In het dossier staat informatie over het doel en verloop van de behandeling of begeleiding. Hoe we met uw dossier moeten omgaan, is geregeld in de wet. Daarnaast hanteren we eigen gedragsregels. Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, 25 mei 2018) zijn de privacyrechten van cliënten versterkt en uitgebreid. Memo heeft de systemen, processen en interne organisatie op deze (nieuwe) rechten ingericht, om op de juiste manier gehoor te kunnen geven aan verzoeken van betrokkenen.

Wie leest uw dossier

De medewerkers van uw behandelteam voegen gegevens aan uw dossier toe en gebruiken de informatie om u zo goed mogelijk te helpen. Andere medewerkers die gegevens aanleveren (bijvoorbeeld activiteitenbegeleiders) hebben geen volledige inzage. Verder ziet een functionaris van het secretariaat uw gegevens omdat ze het dossier bijhoudt en om controles uit te voeren.

Geheimhouding

Álle medewerkers die inzage hebben in uw dossier, hebben een geheimhoudingsplicht. Uw behandelaars mogen wel met elkaar overleggen, maar mogen geen informatie geven aan mensen die niet direct bij uw behandeling zijn betrokken.

Informatie verstrekken aan derden

Zonder uw toestemming mogen wij geen informatie verstrekken aan anderen. Als het nodig is voor uw behandeling, dan vragen wij u eerst schriftelijk om toestemming. Er zijn enkele uitzonderingen:

als u een besmettelijke ziekte heeft, mogen we anderen hierover informeren;
ziektekostenverzekeraars hebben recht op bepaalde informatie over uw behandeling.

Zelf uw dossier inzien

U hebt het recht uw dossier in te zien en kunt daarnaar vragen bij uw behandelaar. Ook na uw ontslag kunt u uw dossier inzien of een kopie krijgen. Dit moet u schriftelijk aanvragen bij uw behandelaar, of als uw behandeling langer dan een jaar geleden is gestopt via het secretariaat. Hierbij is het van belang dat u zich kunt legitimeren en als het niet om uw dossier gaat maar dat van een ander, dan vragen we een toestemmingsverklaring te ondertekenen.

In het dossier staan:

uw persoonsgegevens;
de verwijsbrief;
een beschrijving van uw hulpvraag;
uw behandelplan en de evaluaties hiervan;
een actueel overzicht van uw medicijngebruik;
door u ingevulde vragenlijsten en verslagen van onderzoeken die zijn uitgevoerd;
adviezen en aantekeningen van gesprekken met hulpverleners die bij behandeling betrokken zijn;
correspondentie met bijvoorbeeld uw huisarts;
informatie van derden in het belang van uw behandeling, zoals uw partner of familielid;
eventueel juridische gegevens, zoals een rechterlijke uitspraak waarin een vertegenwoordiger wordt aangewezen.

Wat u niet kunt inzien

Er zijn ook stukken die u niet kunt inzien, zoals:

persoonlijke werkaantekeningen van behandelaar(s);
inlichtingen of gegevens over iemand anders, als dat die persoon zou schaden (tenzij hij/zij vooraf toestemming geeft of toestemming mag worden verondersteld);
gegevens die wij hebben verzameld voor intercollegiale toetsing;
gegevens van de commissie Veilig Incidenten Melden, of een vergelijkbare commissie die de kwaliteit van onze zorg toetst.

Iemand machtigen

Bij het bekijken van uw dossier kunt u zich laten bijstaan door de patiëntenvertrouwenspersoon of iemand anders van uw keuze. U kunt die persoon ook machtigen om het dossier namens u in te zien. Zo'n machtiging moet op schrift staan, met een recente datum erop en uw handtekening eronder.

Minderjarigen

Dossiers van kinderen onder 12 jaar mogen worden ingezien door de ouder(s) of de wettelijk vertegenwoordiger.
Jongeren tussen de 12 en 16 jaar hebben zelf ook het recht om hun dossier in te zien. Ouder(s) of vertegenwoordigers mogen dat alleen als de jongere daarmee instemt, behalve als de behandelaars vinden dat deze niet in staat is om zelf die afweging te maken. Andersom kunnen ze inzage weigeren als ze vinden dat dit niet in het belang van hun cliënt is.
Vanaf 16 jaar bepalen cliënten zelf of ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger hun dossier mogen inzien.

Als u het niet eens bent met de inhoud

Als u in uw dossier feitelijke onjuistheden tegenkomt, kunt u vragen deze te wijzigen. Als u het met de inhoud van uw dossier niet eens bent, kunt u uw commentaar in het dossier laten opnemen.

Recht op vernietiging

Tijdens de behandeling worden in uw dossier alle gegevens opgenomen die voor een goede hulpverlening noodzakelijk zijn. Daarna blijven de gegevens uit uw dossier nog vijftien jaar lang bewaard. U kunt te allen tijde bij de behandelaar een verzoek indienen om uw dossier (of delen daarvan) te laten vernietigen. Met uitzondering van drie gevallen gebeurt dat dan binnen drie maanden:

Sommige gegevens (bijvoorbeeld informatie over een gedwongen opname) moeten op grond van de wet bewaard blijven.
Als u tijdens uw behandeling verzoekt om vernietiging van (delen van) uw dossier, kan de behandelaar hiervan afzien als hij het noodzakelijk vindt dat deze gegevens beschikbaar blijven.
Gegevens die voor anderen van belang kunnen zijn (bijvoorbeeld informatie over een erfelijke aandoening), worden ook niet vernietigd.

Uw schriftelijke verzoek om vernietiging wordt altijd bewaard.

Privacy

Op grond van de AVG is Memo verplicht uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Ondanks deze beveiliging kan het echter voorkomen dat er een datalek ontstaat. Bij een datalek gaat het om een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens, waardoor de persoonsgegevens blootgesteld (kunnen) worden aan verlies of onrechtmatige verwerking. Sinds 1 januari 2016 is Memo wettelijk verplicht een ernstig datalek te melden bij de Autoriteit Persoons Gegevens. Daarnaast zorgt Memo er voor dat de betrokkenen zo spoedig mogelijk over het datalek worden geïnformeerd. Ten slotte stelt Memo een intern onderzoek in naar de oorzaak van het datalek, om een dergelijk lek in de toekomst te voorkomen.

Meer informatie

Wilt u meer weten over uw dossier of wilt u hulp bij het inzien ervan? Ga dan naar uw behandelaar of kijk op onze website voor actuele contactgegevens van het secretariaat. Ook kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming:

Lieselotte Vlaming

Functionaris Gegevensbescherming (FG000966)
Telefoon: 0164-243413